CEO는 하루 평균 14시간씩 계산해서 300일이면 1년 동안 4,200시간 가량을 업무에 활용한다. 4,200시간이라고 하면 너무 많은 게 아니냐고 반문할 수 있지만 기업 CEO는 상당 시간을 메일 체크나 모임에 할애하기 때문에 반드시 충분하다고 말할 수도 없다.

1년 중 상당 시간을 CEO와 함께 보내고 있는 빌 트렌차드(Bill Trenchard)가 이렇게 초인적인 일을 해내는 CEO가 생산성을 높이면서 시간을 효율적으로 이용해 하루 100% 이상 성과를 올리기 위해 실천하는 8가지 방법을 공개해 눈길을 끈다.

첫째는 명확하게 거절하라. 회사가 성장하면 인맥도 늘고 자연스레 외부 미팅이나 회식 같은 횟수도 늘어날 수밖에 없다. 인맥이 늘면 발생하는 문제 가운데 하나는 옛 친구가 “누구 좀 소개해 달라”고 요구하는 것이다. CEO 본인도 처음 시작할 때에는 누군가에게 부탁을 하던 일인 만큼 거절하기는 쉽지 않다.

하지만 이런 요청은 어딘가 선을 긋고 단호하게 거절해야 한다. 그래야만 미래에 일어날 수 있는 불필요한 미팅을 피하고 시간을 절약할 수 있다. 하지만 거부를 할 때 상대방에게 실례가 되지 않도록 최대한 주의를 기울일 필요가 있다. 비슷한 사례가 여러 번 발생하면 템플릿을 만들어 놓고 이메일로 거절 의사를 전달하는 식으로 시간을 절약할 수 있다.

두 번째는 이메일에 할애하는 시간을 절약하라. 이메일을 확인하고 필요한 것만 읽는 것에도 상당한 시간이 들어간다. 이럴 때에는 이메일에 들어가는 시간을 줄이려면 1) 수신될 때마다 이메일을 읽는다 2) 매일 이메일 확인 시간을 2∼4회로 한다 3) 중요한 이메일만 특정 폴더에 옮기는 등 정리하거나 소프트웨어를 도입한다 같은 3가지를 효과적으로 쓰는 게 좋다.

물론 만일 2분 이내에 회신할 수 있다면 즉시 응답하는 편이 이메일에 할애하는 시간을 절약하는 데 가장 좋다고 한다.

세 번째는 건강과 체력을 관리하라는 것. 현대인은 운동하는 시간이 줄어 하루 평균 9.3시간 의자에 앉아있다고 한다. 하루 수면시간보다 더 많은 것이다. 건강은 물론 생산성에도 악영향을 미친다. 일을 하면서 운동하는 방법으로는 1:1 미팅이라면 공원을 걸으면서 하는 게 좋다고 조언한다. 스탠딩 데스크를 도입하는 것도 방법이 될 수 있다.

네 번째는 하루에도 몇 번씩 반복되는 작업은 맡기라는 것이다. 하루 몇 번이나 반복해야 할 일이 있다면 설명서를 노트에 정리한 다음 부하 직원에게 맡겨 버리는 게 시간을 절약할 수 있다. 빌 트렌차드는 그가 알고 있는 성공한 스타트업은 누구나 할 수 있는 작업과 절차 같은 건 시스템화하고 있었다고 말한다.

다음은 외부 미팅. 중요한 이슈를 놓고 비즈니스 파트너와 고객 등 외부 사람을 만날 때에는 상대방과 인간관계를 충분히 쌓을수록 유용한 회의를 할 수 없었던 경험이 누구나 있을 것이다. 일 외에 사적인 측면에서 커뮤니케이션을 하려면 상대방과 인간관계를 더 깊게 만들 수 있는 모임을 유용하게 활용하는 게 좋다.

6번째는 사내 미팅. 신생기업은 너무 미팅을 자주 하는 경향이 많다. 횟수를 줄여야 한다. 중요하지 않은 회의는 필요한 것만 정리한 자료를 작성해 공유 폴더나 클라우드 등에 저장해서 직원이 읽어둘 수 있게 지시를 내리는 것만으로 충분하다. 물론 프로젝트 방향을 결정하는 중요한 미팅이라면 차분히 시간을 들여 실시해야 한다.

7번째는 길잡이를 이용하는 것이다. 유용한 소프트웨어를 이용하는 것이다. 사람이 해결할 수 없는 생산성을 얻을 수 있기 때문. 그렇다고 해도 물론 한계는 있다. 여유가 있다면 도우미를 고용하는 것도 대안이 될 수 있다. 이럴 경우라면 가능하다면 사내에 상주할 수 있는 사람을 풀타임으로 고용하는 게 좋다고 조언한다.

마지막은 부하 직원을 보듬는 것이다. 빌 트렌차드가 만난 가장 뛰어나다고 느낀 CEO는 직원에게 직장에서 힘든 점이나 일에 장애가 되는 건 없애려면 어떻게 해야 하냐는 등 직원의 업무 효율을 체크하는 사람이다. 업무를 진행 중에는 실패를 두려워하거나 신중해서 작업 속도가 늦어지는 직원도 있기 마련이다. 하지만 이런 직원은 작은 실수를 신경 쓰지 않고 일하도록 설득할 필요가 있다. 직원 관리를 제대로 하고 전체적인 작업 속도를 올리면 결과적으로 CEO 자신의 시간을 효율적으로 쓸 수 있게 되는 건 물론이다. 관련 내용 원문은 이곳에서 확인할 수 있다.

이원영 IT칼럼니스트  b612@glasspad.co.kr

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